仕事が速い人になるための3つのポイント(汎用)

2017/11/21ノウハウ

そろそろ年末も近づいており、師走の時期を迎えようとしています。

普段から忙しい方は年末に向けてさらに忙しくなっていくのではないでしょうか?

年末が過ぎれば次は年度末という大きな山場があると思いますが、そこを如何にして乗り切るか。

仕事が溜まりすぎて毎日夜遅くまで、ひどいときは会社に泊まる方もいらっしゃるのではないでしょうか?

「もう少し仕事が速くできたら。。。」

なんて思っている方に向けて、今回は仕事が速い人になるための3つのポイントを紹介していきたいと思います。

※職種によって特化された業務に関しては助言ができませんので、今回は一般的な事務処理を対象に執筆していきます。

とりあえず仕事を「締め切り日込み」で書き出す

仕事を進めるうえで常に意識をしなさいと言われているのが「優先順位をつける」ことです。

一度は聞いたことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか?

ですが実践できている人は多くないというのが印象です。

実際こんな方が多いのではないでしょうか?

  • 頭では優先順位をつけようと思っているけど。。。
  • 最初は順位をつけていたがいつのまにかやめてしまった
  • etc

 

上記にあてはまる方も当てはまらない方も以下の方法を試してみてください。

  1. Excelでもメモ帳でもいいので記入できる場所を用意する
  2. やらなくてはならない仕事(作業)を箇条書きで書き出す
  3. 箇条書きで書き出した各仕事(作業)に締め切り日を書く
  4. 締め切り日が近い順に上から並べ替える
  5. あとは作業が増える毎に1から4の作業を繰り返す

以上の5つの手順で仕事に優先順位を付けることができます。

簡単だと思いませんか?

しかしこれが大事なのです。

書き出す仕事はある程度細分化しても構いません。

ただし締め切り日は必ず設定してください。

締め切り日を設定できなければ意味がありませんので。

 

あとは仕事を作成したリストの締め切りが近い順にこなしていけば自然と優先順位が高い順に仕事をすることができます。

よく似たものでToDoリストがあります。これはとりあえずやらなければならないことをリストで管理する時に使用されますが、オススメできません。

なぜかというと先述の「締め切り日」がないからです。

とりあえずやらなくてはならないことをリストにしただけでは何の意味もありません。

よって私はオススメしません。

 

作業にかかる時間を短縮する

仕事が速い人やテキパキこなす人の特徴はできるだけ作業時間を短くしている人です。

タイピング作業や書類の整理作業等様々な作業があると思います。

タイピングであればタイピング速度を上げる練習をする。

エクセルで表やグラフの作成作業であれば、ショートカットキーや合理的な手順で作成していく。

書類整理であれば、整理をする上での最適な並べ替え条件を模索する。

etc…

どうでもよい事のように感じるかもしれませんが、全くそんなことはありません。

パソコンに文字を打つ仕事を例にしてみましょう。

タイピング速度が 2文字/秒の人と5文字/秒の人では単純に見ても1秒当たり4文字の差があります。

書類の作成などで1000文字タイピングするとしましょう。

・2文字/秒の場合、1000÷2=500秒

・5文字/秒の場合、1000÷5=200秒

500-200=300秒=5分

5分の差が出てきます。

文字を打つことが多い職種の方であればこの何倍もタイピングをしますので、さらに差が出てきます。

 

エクセルで表作成やグラフ作成の場合、ショートカットキーを覚えておくことで作業時間を大幅に短縮することができます。

簡単なショートカットキーですと「戻る(Ctrl+Z)」、「進む(Ctrl+Y)」、「切り取り(Ctrl+X)」、「コピー(Ctrl+C)」、「貼り付け(Ctrl+V)」、「上書き保存(Ctrl+S)」があります。

これを知らない人は毎回マウスで小さな矢印のアイコンやフロッピーのアイコンをクリックしなければなりません。

「塵も積もれば山となる」ですのでぜひショートカットキーを覚えて使ってみてください。

 

 

ちなみに私はパソコンで書類などを作成する際は様々なショートカットキーを使用して作成しています。

基本的にはキーの組み合わせで使用しますが、他ボタンマウスに割り当てて使用する方法も有効です。

私は私用するショートカットが多い為10個以上のキーを割り当てることができるゲーミング用の他ボタンマウスを使用しています。

全体を通して作業時間を減らし、考える時間を増やすことによってクオリティの高い書類や効率的な仕事をすることが可能になります。

 

適度に休憩を取る(意外に大事)

最後である3つ目のポイントは「適度に休憩を取る」です。

最後の最後で「なんじゃそりゃー」という文句が聞こえてきそうですね(笑)

ですが休憩を軽く見てはいけません。

人間の集中力というのは15分ぐらいとも5分ぐらいとも言われているぐらい短いのです。

休憩を取らずにだらだらと仕事を続けていたら生産性が下がるどころかクオリティまで下がってしまいます。

そうなってしまえば、上記二つのポイントを実践しても台無しになってしまいますから、必ず適度な休憩を取ってください。

 

よく言われているのが「1時間作業したら5分休憩」

基本的にはこれで問題ないでしょう。10分など時間を変えてみるのも良いかと思いますので、自分に合った休憩時間を探してみましょう。

私的には30分作業したら5分休憩でもいいと思います。会社によっては何か言われるかもしれませんが、それ相応の仕事をしていれば問題ありません。言ってやりましょう!!

「私より長く仕事してるのに遅いですね(笑)」ってね

 

まとめ

仕事を速くするためのポイントを3つ紹介してきました。

ますますこれから忙しくなってくる仕事人の方に少しでも役に立てば幸いです。

どれも手軽にできる対策ばかりですので、明日からでも実践していただいて早速「できる人」になってください(笑)

 

ノウハウ

Posted by K.A